Menurut definisi Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat resmi merupakan surat yang difungsikan dalam lingkup formal. Dalam hal ini yang dimaksud lingkup formal dapat berupa perseorangan, perusahaan swasta, hingga level pemerintahan atau negara. Demikian dapat disimpulkan bahwa surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi yang ditujukan baik kepada perorangan maupun suatu lembaga. Surat resmi antara lain ditandai dengan adanya nomor surat dan data instansi pengirim yakni berupa alamat resmi beserta nomor kontak pada kepala surat. Selain itu, gaya bahasa yang digunakan juga berupa bahasa baku dan formal.
Berikut adalah beberapa contoh surat resmi.
Berikut beberapa contoh surat resmi yang bisa disimak!
Contoh Surat Resmi
Surat Resmi Dinas Kesehatan
PEMERINTAH KABUPATEN GONDANGSEWU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS GADINGFAJAR
Jalan Raya Gadingfajar No. 291 Tlp. (0729) 123456
e- mail : [email protected]
PRINGSEWU
Kode Pos 35372
Gadingfajar, 15 April 2020
Nomor : 443.32/PKM/2020
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Pelatihan Kader dalam Rangka PIN Polio Tahun 2020
Kepada
Yth. Kepala Desa Se-Kecamatan Gondangsewu
di tempat
Disampaikan dengan hormat, untuk menindaklanjuti Pertemuan Koordinasi Tingkat Kecamatan dalam rangka PIN POLIO Tahun yang akan dilaksanakan pada tanggal 2 September 2020, maka perlu dilaksanakan tahapan persiapan lanjutan.
Dengan ini kami harap Saudara untuk mengirimka delegasi untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Tata Laksana Pemberian Vaksin. ( tempat dan jadwal terlampir)
Beberapa tambahan teknis dam rangka pelatihan dirangkum sebagai berikut :
1. Kegiatan Pelatihan Kader ini memberikan teknik pemberian Vaksin Polio beserta teknis pencatatan dan pelaporan.
2. Kepala Desa menugaskan peserta pelatihan sebanyak 10 orang dari tiap- tiap Posyandu.
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Kepala UPTD Kesehatan Puskesmas Gadingfajar
Ahmad Sukesi D. S.Kep. Ners
Penata Tk. I
NIP 19890107 199106 1 001
Tembusan
Yth. Camat Kecamatan Gadingfajar
Surat Resmi Permohonan (Keringanan UKT)
SURAT PERMOHONAN KERINGANAN UKT
Yth. Prof. Dr. Heri Suwignyo, M.Pd.
Di tempat
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Supratman
Umur : 46 tahun
Pekerjaan : Wiraswasta
Alamat : Jln. Pagerngumbuk, Dsn. Pager, Kec. Wonoayu, Kab. Sidoarjo
Orang tua dari:
Nama : Rara Sukowati
NPM : 130221601817
Fakultas / Jurusan : Sastra Inggris/ Pendidikan Bahasa Inggris
Jalur Masuk : SNMPTN
Sebab pengajuan permohonan penurunan UKT :
Alasan kami mengajukan permohonan keringanan UKT adalah karena ananda hanya tinggal menempuh satu mata kuliah yaitu skripsi. Selain itu, kami masih mempunyai tanggungan tiga orang anak yang sekarang sedang menempuh pendidikan di SMP dan dua lainnya masih belum bersekolah. Untuk itu saya memohon untuk diringankan UKT anak kami.
Dengan ini kami mengajukan permohonan untuk menurunkan biaya UKT. Bersama dengan ini kami lampirkan beberapa data yang yang akan menjadi pertimbangan, berupa:
1. Fotokopi Kartu Keluarga
2. Fotokopi KTP
3. Surat Penghasilan Ayah
4. Fotokopi KTM
Demikianlah pernyataan ini kami buat. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Wonoayu, 3 April 2020
Hormat saya,
Rara Sukowati
Surat Resmi Edaran (Universitas)
SURAT EDARAN
Nomor 6.4.14/UN32.I/DT/2020
TENTANG PERPANJANGAN MASA STUDI
DAN ALTERNATIF PENGGANTI
TUGAS AKHIR DAN SKRIPSI
Yth.
1.Para Dekan
2.Direktur Pascasarjana
Menindaklanjuti Surat Dirjen Dikti No. 302/E.E2/KR/2020 perihal Masa Belajar Penyelenggaraan Program Pendidikan dalam kaitannya dengan Pencegahan Penyebaran COVID-19, perlu diperhatikan hal -hal berikut.
1. Mahasiswa yang masa studinya seharusnya berakhir pada semester genap 2019/2020 yakni angkatan 2015 Program Diploma III, angkatan 2013 Program Sarjana masukan SLTA dan angkatan 2017 masukan non-SLTA, angkatan 2018 Pendidikan Profesi, angkatan 2016 Program Magister, dan angkatan 2015 Program Doktor, dapat diperpanjang masa studinya selama 1 semester, sehingga masa studi mereka berakhir pada semester gasal 2020-2021.
2. Perkuliahan praktikum laboratorium dan lapangan (KPL dan sejenisnya) dapat dijadwal ulang atau diciptakan kegiatan setara yang layak, sesuai dengan karakteristik program studi masing-masing.
3. Penelitian dalam rangka penyelesaian tugas akhir (Program Diploma III) dan skripsi (Program Sarjana), dianjurkan mengikuti alternatif berikut.
Apabila 80% atau lebih data penelitian telah terkumpul, penelitian dan penulisan laporan dapat diteruskan dengan data yang telah diperoleh tersebut.
Apabila data penelitian kurang, kekurangan data itu bisa dilengkapi dengan data sekunder.
Demikian kebijakan ini untuk memberi kemudahan kepada mahasiswa dalam menyelesaikan studinya.
6 April 2020 a.n. Wakil Rektor 1
Prof. Dr. Budi Eko Soetjipto, M.Ed., M.Si
NIP 196410241988121002
Contoh Surat Undangan (Panggilan Tes)
No. : 025/HRD-Rekruit/KaryaAbadi/X/2020
Lampiran : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan panggilan tes.
Kepada Yth.
Peserta Seleksi Calon Karyawan PT Karya Abadi
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya penyelenggaran kegiatan rekrutmen PT Karya Abadi dalam rangka menunjang kinerja dan menjadi lapangan pekerjaan bagi para individu yang bertalenta, maka berdasarkan hasil evaluasi awal rekruitmen sesi HRD terhadap lamaran pekerjaan saudara dengan ini kami menyatakan :
Sudah Memenuhi Persyaratan Administrasi dan Kualifikasi
Diharapkan untuk mengikuti tahapan seleksi yang akan diadakan sesuai dengan jadwal sebagai berikut :
Hari / Tanggal : Sabtu,28 Maret 2020 s/d Minggu,29 Maret 2020
Tempat : Branch Office Makassar PT Karya Abadi, Jl. Locari 56
Mengingat pentingnya untuk mengikuti tahapan seleksi tersebut, maka diharapkan calon karyawan datang tepat waktu dan tidak diwakili siapapun. Demikian yang disampaikan, atas perhatian dan kerja sama anda kami ucapkan banyak terima kasih.
Makassar, 26 Maret 2020
PT Karya Abadi
HRD, Sesi Rekruitmen
BUDI PURWANTO HRD Manager
Surat Resmi Pengumuman
PENGUMUMAN
Bersama ini diminta kepada siapa saja yang merasa mempunyai barang bukti sepeda motor yang masih berada di Kantor Kejaksaan Negeri Kota Malang, sebagaimana tertera dalam daftar di bawah ini :
1. Benda sitaan / barang bukti berupa :
1. 1 (satu) Unit Sepeda Motor Yamaha Vega warna orange
Nopol : N-4027-AB
2. 1 (satu) Unit sepeda motor Yamaha F1Z warna hitam
Nopol : N-7446-MV
3. 1 (satu) Unit sepeda motor Yamaha Vega R warna silver
Nopol : N-4256-RL
4. 1 (satu) Unit sepeda motor Yamaha Xeon warna hitam
Nopol : N-2532-GH
5. 1 (satu) Unit sepeda motor Yamaha Mio warna ungu
Nopol : N-5056-CL
Agar segera mengambil pada petugas barang bukti Kejaksaan Negeri Kota Malang dengan menyerahkan :
1. Fotocopy KTP.
2. Bukti kepemilikan atas barang bukti (asli diperlihatkan).
3. Bagi Pelanggar lalu lintas agar membayar denda terlebih dahulu.
Demikian pengumuman ini dibuat agar dapat segera ditindaklanjuti dan mendapat perhatian.
An. KEPALA KEJAKSAAN NEGERI KOTA MALANG
KEPALA SEKSI TINDAK PIDANA UMUM,
T T D
WAHYU HIDAYATULLAH, SH.
Jaksa Muda Nip. 19810205 200112 1 003
Surat Resmi Negosiasi
PT. SLAMET SENTOSA
Jl Cut Nyak Dien No. 73 Blok F Kalimantan Timur
Nomor : 30/VI/A/2020
Hal : Penawaran Barang
Kepada Manager PT. Sampurna
Dengan hormat,
Berdasarkan beberapa data dan hasil observasi kami, perusahaan Bapak/ Ibu saat ini tengah dalam tahap perkembangan yang semakin pesat. Sehubungan dengan perkembangannya, alangkah baiknya jika didukung dengan peralatan kantor yang mencukupi dan sesuai kapasitas dan kebutuhan.
Untuk itu, perusahaan kami menawarkan beberapa peralatan kantor yang dapat menunjang perusahaan anda yang termasuk dalam produksi unggulan kami. Bersama surat ini, kami lampirkan 1 lembar brosur sebagai bahan pertimbangan.
Hormat kami,
PT. Slamet Sentosa
Putro Ariawan
Marketing Manager
Berikut beberapa format surat resmi dalam bentuk gambar! simak baik- baik ya!
Surat Resmi Bahasa Lokal
Selain menggunakan Bahasa Indonesia, surat resmi juga dapat dibuat dalam bentuk bahasa lokal.
Biasanya, surat resmi ini ditujukan kepada lingkungan sekolah maupun masyarakat sekitar agar efektif dan mudah dipahami.
Maka, diksi yang akan dipakai dalam surat ini pun perlu diperhatikan, misal tidak menggunakan kata- kata yang kasar dan terkesan memaksa.
Hal ini ditujukan agar pembaca dapat merespon dengan positif. Simak contoh surat resmi bahasa lokal berikut agar lebih mudah dipahami.
Nah, dibawah ini ada contoh surat resmi bahasa sunda untuk undangan kerja bakti sekolah. Surat ini ditujukan dalam rangka ajakan untuk membersihkan lingkungan serta lapangan sekolah.
Kop Surat
Sekolah Menengah Pertama Tadika Mesra
Jln. Sukaraharjo, Kota Sidoarjo
Sidoarjo, 10 April 2020
Nomor :
Perihal :
Kahatur :
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dina raraga ngajagi kebersihan, kaendahan sarta kasehatan disakitaran lingkungan sakola “SMP Tadika Mesra”. Salaku pihak sakola bade ngayakeun kegiatan gotong royong (kerja bakti) pikeun ngabershkeun lingkungan sakitaran sakolaan. Kegiatan kerja bakti ieu bade dilaksanakeun dina :
Dinten/ Ping :
Tabuh :
Tempat :
Kanggo sadaya siswa/ siswi khusuna kelas 8 dihareupkeun tiasa ngiringan dina kagiatan gotong royong kanggo ngaronjatkeun rasaa paduli kana lingkungan sakolaan.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Hormat Abdi
TTD
Unsur – Unsur Surat Resmi
Karena surat resmi berbeda dengan surat pribadi, maka harus diperhatikan beberapa poin yang akan dicantumkan dalam penulisan surat resmi.
Berikut bagian- bagiannya yang harus dipelajari untuk membuat surat resmi yang baik dan benar.
Kepala Surat/ Kop Surat
Setiap instansi pasti akan memiliki desain kop surat yang khusus.
Hal ini berfungsi untuk menjadi tanda pengenal bagi instansi yang mengirim surat.
Di dalam kop surat sendiri, biasanya terdapat nama instansi terkait, logo, alamat instansi dan nomor yang bisa dihubungi.
Kop surat sendiri punya banyak fungsi, diantaranya yakni agar nama dan alamat instansi dapat diketahui dengan jelas.
Selain itu, kop surat juga akan menginformasikan kepada penerima terkait bidang usaha dan jenis kegiatan yang dimaksud.
Tentunya, kop ini juga dapat difungsikan sebagai ajang mempromosikan instansi kepada penerima.
Untuk surat resmi sendiri, terkadang kop surat dapat ditambahkan jenis usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin kerja.
Nomor Surat
Jangan lupa untuk menuliskan nomor surat!
Penomoran surat akan memudahkan dalam pengarsipan bagi instansi yang menjadi pengirim.
Hal ini juga dibutuhkan sebagai bukti tanda kirim dan terima antara instansi yang terkait.
Selain itu, penomoran surat yang salah, bisa menjadi penyebab rancunya daftar keluar- masuk surat dalam instansi terkait.
Tanggal Surat
Tanggal surat juga perlu dicantumkan sebagai acuan keterkaitan atau relevansi kepenulisan surat terhadap pihak yang dituju.
Jangan sampai suratmu melebihi 10 hari pengiriman.
Waktu yang efisien dalam mengirim surat perlu diperhatikan juga ya!
Lampiran atau hal
Dalam surat resmi, lampiran atau hal menjadi opsi.
Beberapa instansi ada yang memasukkan lampiran , dan sebagian ada yang tidak mencantumkannya jika memang tidak diperlukan.
Fungsinya dalam surat resmi yakni agar topik pelaksanaan acara yang diselenggarakan.
Hal ini bertujuan supaya acara yang akan dislenggarakan akan mudah dipahami oleh penerima undangan.
Alamat Tujuan
Alamat perlu dicantumkan secara jelas dan gamblang sehingga tidak menimbulkan ambiguitas dan memunculkan kesalahpahaman pada pihak penerima.
Kesalahan pada penulisan alamat akan menimbulkan kesalahpahaman dalam pengkomunikasian ditujukan kepada dan untuk siapa surat resminya.
Salam Pembuka
Salam pembuka dimaksudkan sebagai kalimat pendahuluan sebagai penghormatan diawal surat.
Lazimnya, salam pembuka yang digunakan seperti “Dengan Hormat”.
Salam pembuka penting dalam pembuatan surat resmi karena dapat menanamkan rasa persaudaraan antara orang-orang yang belum saling mengenal dan merupakan bentuk apresiasi pengirim kepada penerima surat.
Isi
Isi surat dalam surat resmi disampaikan secara rinci, padat dan jelas tapi tidak bertele- tele.
Sehingga, pihak penerima akan memahami poin yang disampaikan dalam surat resmi terebut.
Pembahasaan pada isi surat juga perlu diperhatikan untuk membantu pihak penerima memahami isi surat.
Salam Penutup
Sebagaimana halnya dengan salam pembuka, salam penutup digunakan sebagai penghormatan kepada pembaca sebagai penutup surat.
Biasanya, salam penutup yang digunakan seperti “hormat saya”, “hormat kami” dan sebagainya.
Tanda Tangan Pengirim Surat
Tanda tangan pihak pengirim berfungsi untuk menjadi bukti bahwasannya surat itu memang dikirim oleh pihak yang bersangkutan sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Tembusan
Tembusan berfungsi agar dapat mempermudah dalam pengidentifikasian jika terdapat pihak lain yang berkepentingan dengan surat tersebut.
Tembusan hanya digunakan jika surat yang dikirimkan tertuju pada pihak tertentu.
Tembusan ditulis berdasarkan urutan jabatan dari yang bawahan sampai ke atasan.
Fungsi Surat Resmi
Seperti surat yang lainnya, surat resmi memiliki beberapa fungsi sebagai berikut :
Surat resmi digunakan sebagai sarana informasi tentang hal – hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pikiran sekaligus ajakan atau undangan.
Surat resmi berfungsi sebagai bukti tertulis untuk diarsipkan dalam bentuk dokumen yang bisa dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan.
Surat resmi sebagai arahan maupun petunjuk kerja dalam melakukan kegiatan bagi pekerja tertentu.
Surat resmi sebagai pengingat bagi penerima surat baik perseorangan, organisasi, atau instansi terkait.
Hal inilah yang menyebabkan surat resmi perlu dibuktikan dengan adanya arsip.
Ciri – Ciri Surat Resmi
Dilihat dari karakteristiknya, surat resmi akan sangat mudah dikenali.
Berikut ciri- cirinya, antara lain:
Surat resmi ditulis dengan menggunakan bahasa yang formal sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan EYD, mulai dari diksi yang benar, frasa serta hingga tata bahasa yang digunakan.
Surat resmi menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan efektif serta komunikatif.
Surat resmi tidak menggunakan bahasa yang bermakna ambiguitas namun menggunakan bahasa yang akan mudah dipahami penerima secara eksplisit.
Surat resmi menyertakan kop surat yang menyebutkan pihak yang mengirimkan surat resmi tersebut.
Untuk pendetailan dalam kondisi tertentu, biasanya surat resmi membubuhkan stempel atau cap khusus.
Surat resmi dibuat dengan format yang sistematis dan mengikuti pola penulisan yang baku.
Jenis- jenis Surat Resmi
Surat Kuasa
Merupakan surat yang berisi pelimpahan sebuah wewenang dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya.
Surat Perintah
Adalah surat resmi yang ditujukan untuk memberikan instruksi maupun arahan.
Misalnya surat perintah penugasan walikota kepada instansi terkait, dan lain-lain.
Surat Permohonan
Surat Permohonan dapat digunakan ketika seorang pihak bermaksud menyampaikan permohonan kepada pihak lain seperti mahasiswa terhadap universitas untuk dukungan aktivitas pendidikan maupun instansi perusahaan terkait.
Contoh yang lain lagi misalnya surat permohonan bantuan dana dari universitas, surat permohonan perceraian, surat permohonan bantuan proposal pembangunan dan lain-lain.
Surat Edaran
Merupakan surat resmi yang dibuat untuk ditujukan kepada kalangan tertentu yang berisikan pemberitahuan kegiatan, ajakan atau hal tertentu, misal surat edaran terkait kerja bakti dan gotong royong, kerja bakti maupun surat edaran terkait social distancing yang diberlakukan pada masyarakat sekitar.
Surat Undangan
Digunakan dalam rangka untuk memanggil seseorang dalam menyelesaikan keperluan tertentu.
Misalnya surat panggilan rapat kerja, surat panggilan persidangan, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.
Surat Keputusan
Adalah surat yang bertujuan untuk menyampaikan perihal keputusan dari pejabat tinggi maupun atasan perusahaan mengenai hal – hal yang selama ini belum terdapat kejelasannya.
Biasanya, surat keputusan berkaitan dengan keputusan instansi maupun birokrasi pemerintahan seperti halnya, surat keputusan Presiden dan sebagainya.
Contoh yang lain, misalnya seperti surat keputusan pengangkatan pegawai maupun PHK Massal yang diberikan karena alasan tertentu.
Selain banyak jenisnya, format surat resmi juga memiliki perbedaan.
Perbedaan ini wajar dikarenakan masing- masing surat resmi ditujukan untuk berbagai kepentingan yang dimaksudkan.
Nah, sudah banyak referensi terkait surat resmi bukan? Harapannya, setelah ini para pembaca dapat dengan mudah dalam pembuatan surat resmi ya. Semoga sukses!
